アポスティーユ認証について解説致します

皆さん、こんにちは。群馬県邑楽郡大泉町の行政書士事務所　行政書士オフィスかわしまです。

当事務所では、アポスティーユ認証という日常生活ではあまり馴染みがありませんが、海外留学や国際結婚、海外での起業などを検討する際には避けて通れない非常に重要な手続きのサポートをしております。このアポスティーユ認証、一言で説明すると、「日本の公文書が本物であることを、外務省が海外向けに証明してくれるスタンプ」のことです。こちらの記事では、このアポスティーユ認証について、解説させて頂きます。

当事務所のアポスティーユについてのサポートをご希望の方は、こちらからお問合せお願いします。

アポスティーユとは？

通常、日本の役所が発行した書類（戸籍謄本など）をそのまま海外の提出先に持っていっても、「これは本当に日本の政府が発行したものか？」と疑われてしまうことがあります。

それでは、どのようにすればよいのか？

本来であれば、日本の外務省で認証を受け、さらに日本にある提出先国の駐日大使館・領事館で「領事認証」を受けるという二段構えの手続きが必要です。しかし、これには手間も時間もかかります。そこで、「ハーグ条約（領事認証不要条約）」という国際的な取り決めが作られました。この条約を締結しているしている国同士であれば、外務省の認証（アポスティーユ）さえあれば、大使館での領事認証を省略して、そのまま相手国で公文書として受理してもらえるようになります。

アポスティーユ、どんな時に必要なの？

ここまでの説明を読んだだけでは、アポスティーユというものが便利なのかどうなのか、分からんと思われる方も多いかと思います。そもそも、アポスティーユ認証がどんな時に使用されるのか分からなければ、話になりませんね。アポスティーユ認証が必要なケースについて確認してみましょう。

アポスティーユが必要になるのは、主に「公的な手続き」を海外で行う場合です。以下に一例を紹介します。

① 個人での利用ケース

海外留学・進学：卒業証明書や成績証明書の提出。
国際結婚：戸籍謄本（独身証明）の提出。
海外移住・ビザ申請：犯罪経歴証明書（無犯罪証明書）の提出。
遺産相続：海外に住む親族の遺産を相続する際の身分証明。

② 法人での利用ケース

海外支店の設立：登記簿謄本（履歴事項全部証明書）の提出。
海外取引・契約：委任状（Power of Attorney）や印鑑証明書の提出。
特許出願：日本での登録情報の証明。

アポスティーユが対象となる文書について

アポスティーユは、あくまで「公文書」に対して発行されるものです。

公文書の例（直接アポスティーユが可能） ※発行者が官公庁や公的な機関であるもの。

戸籍謄本、住民票
国立大学の卒業証明書
登記簿謄本、納税証明書
犯罪経歴証明書（都道府県警察発行）

私文書（そのままではアポスティーユ不可です。公証人の認証が必要です） ※個人や民間企業が作成したもの。

私立大学の卒業証明書
会社が作成した委任状や契約書
診断書（私立病院発行のもの）

重要！！！

私文書をアポスティーユにする方法について説明します。私文書の場合は、まず公証役場へ行き、公証人の認証を受ける必要があります。公証人の認証が付与されることで、その書類は「公印のある文書」としての扱いになり、アポスティーユの申請が可能になります。

私文書をアポスティーユにするためには、ひと手間かかります。

アポスティーユの申請の手順と流れについて

アポスティーユの申請手続きは、大きく分けて以下のステップで進みます。申請には、複数のステップを踏む必要があります。お時間を取るのが難しいなんて方は、お気軽に当事務所にご相談下さい。

Step 1: 書類の種類を確認する

提出先から「Apostilleが必要」と言われているか確認します。また、相手国がハーグ条約の加盟国であるかもチェックしましょう（非加盟国の場合は「領事認証」が必要です）。

Step 2: 書類を発行してもらう

アポスティーユ申請をしたい公文書は、発行から3ヶ月以内の原本が必要です。大切なポイントですので、お忘れなく。お気を付け下さい。また、コピーでは受け付けてもらえません。

Step 3: 外務省へ申請する

申請先は、外務省です。東京と大阪に窓口があります。申請方法は、窓口持参、または郵送です。

当事務所にご依頼頂ければ、代理で対応致します。

尚、必要書類は、以下の通りです。

証明書（原本）
申請書（外務省HPからダウンロード）
返信用封筒（郵送の場合）
身分証明書のコピー

Step 4: 受け取り

窓口申請なら翌日以降、郵送なら通常1週間〜10日程度でアポスティーユが付与された書類が返送されます。手数料は無料です。

アポスティーユ申請の注意点について

① 翻訳文の扱いについて

「戸籍謄本（日本語）」にアポスティーユを付けても、相手国は日本語が読めません。そのため、通常は英訳などを添付します。
しかし、外務省は「翻訳文」に対してはアポスティーユを出しません。あくまで「日本の役所が出した原本」に対してのみです。翻訳文にも認証が必要な場合は、公証役場での手続きが必要になります。

戸籍謄本にしろ住民票にしろ、大学の成績証明書にしろ、日本語から他の言語に翻訳したものにもアポスティーユ申請をしたい場合は、事前に公証役場での手続きを踏みましょう。

②有効期限に注意しましょう

外務省としての有効期限はありませんが、提出先の機関が「発行から○ヶ月以内」と指定しているケースがほとんどです。早めに準備しつつも、期限切れにならないよう注意が必要です。先方の意向について確実な情報を入手しましょう。